Goede software sluit aan op hoe je wílt werken, niet op hoe je altijd werkte

Hoe L. van Vliet Vorkheftrucks, Pijnacker met Powerall steeds meer grip krijgt op hun serviceprocessen.

Het begon ooit in de achtertuin van Lourens van Vliet, de vader van Leco, met de verkoop van boter, kaas en eieren. Al snel kocht hij centraal in voor lokale boeren en ontstond de SVR (rijdende supermarkt). Oude melkboerenkarren werden opgekocht en aangepast voor de glastuinbouw. Vragen naar pallettrucks, stapelaars en heftrucks volgden al snel.

Ruim 45 jaar later is L. van Vliet uitgegroeid tot een fullservicebedrijf met verkoop, verhuur, werkplaats en buitendienst. Leco zorgt samen met zijn team dagelijks voor blije klanten. Volgens Janco de Witt, operationeel manager, is het mooiste aan zijn werk dat alle afdelingen samenwerken: “Als een truck strandt in Noord-Holland, moeten verhuur, buitendienst én transport schakelen voor de beste oplossing voor de klant.”

Van een kopie van Exact naar Powerall

Toen Janco bij L. van Vliet begon, was Powerall al in gebruik. Veel processen waren echter één-op-één overgenomen uit het vorige softwarepakket. En Powerall werkt nu eenmaal vanuit een ander proces. “Als je dat niet aanpast, loop je vast,” vertelt hij. “Met hulp van de consultants van Bever, Daan en Jacco, hebben we samen met de teams de processen bekeken en stap voor stap aangepast. Daardoor werken de afdelingen nu echt goed samen. Want samen kom je verder.” De hobbel zat niet zozeer in Powerall, maar in de werkwijzen die bij veel collega’s al jarenlang waren ingebakken. Daarom is het belangrijk dat zij zelf de voordelen gaan ervaren van de nieuwe manier van werken. Dat bereik je alleen door de stappen klein te houden. En dat vraagt om geduld.

Power BI helpt: mits je data op orde is

Sinds februari draait Power BI bij L. van Vliet. De analyses bieden waardevolle inzichten, maar de datakwaliteit varieert nog. “Urenregistratie in de buitendienst is nog niet overal uniform en dat zie je direct terug in je rapportage.” Toch is Janco positief. “We zien de lijnen kunnen bijsturen en ik weet zeker dat het steeds betrouwbaarder wordt.”

Servicegericht systeem 

Als voormalig gebruiker van AccountView en SAP ziet Janco duidelijk de voordelen van Powerall. “Sap is niet gericht op servicebedrijven. Powerall wél. Je hebt overzicht, je kunt integreren met andere tools en het past bij hoe een servicebedrijf denkt.”

Er is altijd nog ruimte voor verbetering, vindt hij. “Het zou beter afgeschermd moeten zijn, dat is nu helaas niet mogelijk. Monteurs zouden niet per ongeluk uit het verkeerde magazijn kunnen boeken. En een klant met een blokkade moet niet zomaar weer vrijgegeven kunnen worden. Als dat wel zou kunnen in de toekomst zou dat echt een verbetering zijn.”

Voorraadbeheer

De implementatie van voorraadbeheer heeft L. van Vliet veel inzicht opgeleverd. Waar voorheen geen zicht was op wat er op voorraad lag of in de servicebussen aanwezig was, is nu alles geteld, gelokaliseerd en in kaart gebracht — inclusief de inhoud van de tien rijdende servicebussen. Dat heeft niet alleen geleid tot meer grip op kosten en productiviteit, maar ook tot slimmere beslissingen rondom omloopsnelheden en voorraadoptimalisatie. Onderdelen die nauwelijks draaien, worden uitgefaseerd of uit de bussen gehaald. Een flinke klus, maar het levert dagelijks overzicht én rust op.

Nieuwe verhuurmodule in ontwikkeling 

L. van Vliet werkt al jaren met de verhuurmodule van Powerall. Tijdens een Bever-event kreeg Janco de Witt een eerste blik op de nieuwe versie. Hoewel nog niet alles aansluit op hun werkwijze, ziet hij wél potentie. “De afleverbon ziet er goed uit, maar plannen kunnen we er nog niet mee. Voor ons, met chauffeurs en werkbonnen met handtekeningen en foto’s, is dat heel belangrijk.” Wat hij waardeert is dat Bever luistert naar gebruikers. “Er wordt teruggebeld, meegedacht en vaak ook echt iets gedaan met feedback. Dat geeft vertrouwen.” Zijn advies: “Blijf dicht bij de praktijk. Dan groeit deze module vanzelf naar iets dat écht werkt voor ons.” Met een glimlach voegt hij toe: “Het fundament is goed, ik heb er vertrouwen in en ik wil graag actief meedenken.”

De toekomst van L. van Vliet Vorkheftrucks

Alles wat we doen bij L. van Vliet is gericht op de lange termijn zowel in klantrelaties als in samenwerking met collega’s. Duurzaamheid en duurzame relaties staan centraal. Er is geen uitgesproken ambitie om te groeien in omvang of om nieuwe locaties te openen. De focus ligt op verdieping: doen wat zich aandient en waar behoefte aan is. Groeien mag, maar dan vanzelf en vanuit de klantvraag. Ze repareren vrijwel alles wat rijdt en rolt in een magazijn: van heftrucks tot hoogwerkers, steps, veegmachines en zelfs magazijnstellingen. De uitbreiding van het aanbod is dus geleidelijk ontstaan, puur door te luisteren naar de klant. “Als de klant blij is, zijn wij dat ook,” zegt Janco. 

In het verleden is het bedrijf sterk gegroeid, maar de interne processen groeiden niet altijd mee. Daar wordt nu samen met Bever hard aan gewerkt. Een mooie uitdaging waar Janco graag zijn tanden in zet. We hebben geen grote ambitie, maar als de klanten blij zijn komt de rest vanzelf.

Welke tip zou Janco aan Bever geven? “Blijf kijken naar hoe klanten écht werken. Soms zijn het kleine dingen in de praktijk die een systeem veel gebruiksvriendelijker kunnen maken.”

En als we hem tot slot vragen of hij Powerall zou aanraden aan andere servicebedrijven is hij stellig: “Absoluut. Maar wel op één voorwaarde: ga niet je oude werkwijze overzetten in een nieuw systeem. Richt Powerall in zoals het bedoeld is. Dan wordt het pas écht krachtig.”