Van 3 uur factureren naar 30 minuten

Heuvel Agri Service uit Gendringen werkt sinds april met Powerall Online. Devin begon acht jaar geleden voor zichzelf als monteur van landbouwmachines en heeft een heel divers werkpakket: sleutelen, maïs hakselen, invallen bij collega’s of een dag op de vrachtwagen. Zijn administratie houdt hij voornamelijk bij via zijn telefoon: urenregistratie, werkbonnen, onderdelen scannen.

Voordat Devin voor zichzelf begon, werkte hij drie jaar in het loonwerk en vijf jaar bij een mechanisatiebedrijf. Hij heeft bij Guus Giesen gewerkt, een bedrijf dat pas recent is overgestapt naar Powerall Online. Al deze ervaringen hebben hem geleerd hoe belangrijk een praktisch, overzichtelijk systeem is dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden van een monteur.

“Eerst kostte het maken van de facturen bijna de hele zondag,” vertelt Kim, de vriendin van Devin, die verantwoordelijk is voor de verdere verwerking van de administratie. “We zijn van 3 uur naar 30 minuten gegaan. Het voelt nu veel meer als een korte controle en een druk op de knop. De zondag is weer van ons.”

Ze lachen nog om hoe het een half jaar geleden ging: alles weer terughalen, bedragen zoeken, splitsingen maken, bankafschriften erbij zoeken. “Dat was frustrerend,” zegt Devin. “Heel veel tijd inzetten voor iets dat zo makkelijk kan.”

Met Powerall Online is dat verleden tijd. Devin pakt tijdens zijn werk zijn telefoon, scant onderdelen, registreert uren, maakt een werkbon aan. Alles gaat automatisch naar de factuur. “Als ik iets invoer, staat het meteen goed. Geen gedoe, geen dubbele controles. En als ik iets fout doe, herstel ik het zelf in seconden,” vertelt hij.

Kim merkt dat met het programma een enorme last van haar schouders valt. “Het overzicht is perfect. Ik kan precies zien wat er is gedaan, wat er nog moet en waar we staan. Het wegboeken onder de juiste codes in de factuur zelf werkt echt heel makkelijk. En het splitsen gaat vanzelf. Ideaal!”

Koppelingen met de juiste leveranciers

Een van de grootste voordelen zijn de koppelingen met leveranciers zoals Kramp en Granit. Bestelde onderdelen komen direct in het systeem, op de juiste codes en werkbonnen. Devin: “Als ik iets pak, scan ik het en het staat direct op de factuur. Dat scheelt zo veel tijd.”

Powerall online biedt ook flexibiliteit voor het bijhouden van verschillende machines, werkorders en klanten. Devin kan tijdens zijn werk bij verschillende bedrijven en voertuigen alles netjes registreren. “Het programma past bij hoe wij werken: heel praktisch en ik denk dat iedereen hier mee uit de voeten kan.”

Voor Heuvel Agri Service betekent dit meer tijd voor het echte werk: sleutelen, onderhoud en het beheren van machines. Het systeem sluit naadloos aan bij de praktijk in de landbouwmechanisatie en zorgt voor minder administratieve stress. Devin lacht: “Het voelt alsof het pakket speciaal voor ons is gemaakt.”

Powerall online Aanraden aan anderen?

“Ja, zeer zeker,” zegt Kim stellig. “Ik ga er nu ook weer met plezier achter zitten, dat deed ik op een gegeven moment niet meer.”

“Voor degene die sleutelt is dit zeer zeker een goed pakket,” vult Devin aan. “Het vorige administratieprogramma is voor andere bedrijven prima, maar voor ons veel te groot en ingewikkeld,” vervolgt Kim. “In de agrarische sector, vooral bij de mannen… moet je niet aankomen met een hoop papierwerk. Dat moet snel gaan, praktisch zijn en niet tijdrovend.”

“Voorheen schreef je alles op losse papiertjes om dit ’s avonds of een paar dagen later te verwerken en vooral niet te vergeten. En nu is het gelijk erin zetten en klaar. Je vergeet niets, bespaart hier veel mee, want vergeten kost gewoon geld.”