Treq is gespecialiseerd in het bouwen van wegmarkeringsmachines, machines die zorgen voor de lijnen op onze wegen. Het merendeel van hun werk draait om deze specifieke toepassingen, waarbij techniek, precisie en maatwerk samenkomen. “We bouwen markeringsmachines en alles wat daarbij komt kijken,” vertelt Pim. “Van engineering tot assemblage en uiteraard verkoop.”
Binnen het bedrijf is de rolverdeling duidelijk maar flexibel. Pim is betrokken bij vrijwel het hele proces, terwijl Frederike zich richt op de administratie en ondersteuning. “Alles waarmee ik Pim kan ontzorgen – waarbij geen technische kennis nodig is – pak ik op,” legt ze uit. “Van contact met instanties zoals de RDW tot het ondersteunen bij certificeringen.” Zeker bij innovatieve projecten, zoals volledig elektrische machines, brengt dat de nodige uitdagingen met zich mee. “Omdat het zo specifiek is, bestaan er vaak nog geen vaste richtlijnen. Dan moet je zelf de weg vinden.”
Van ‘het werkt wel’ naar ‘het moet beter’
Voor de overstap werkte Treq met SnelStart voor de financiële administratie en Excel voor het bijhouden van machinegegevens. Per machine werd handmatig bijgehouden welke onderdelen gebruikt waren, inclusief prijs en aantallen. “Dat betekende dat ik alles van facturen moest overtypen in Excel,” vertelt Frederike. “Zo hielden we wel inzicht in de kostprijs, maar het was ontzettend bewerkelijk en foutgevoelig.” Voor Pim zat de grootste frustratie in de houdbaarheid van die werkwijze: “Die Excel-lijstjes zijn gewoon niet toekomstbestendig. Het kost veel tijd en energie en je bent er eigenlijk nooit echt klaar mee.” De behoefte aan een structurele oplossing werd steeds duidelijker: één systeem waarin alles samenkomt en dat meegroeit met het bedrijf.
Via via kwam Pim in contact met Bever. Wat uiteindelijk de doorslag gaf, was niet alleen de functionaliteit, maar vooral de manier van samenwerken. “Bij andere partijen ben je al snel een nummer,” zegt Pim. “Dan moet je een ticket aanmaken en wacht je soms een week op antwoord. Terwijl je gewoon door moet.” Frederike vult aan: “De klantenservice werkt echt goed. Je krijgt snel antwoord en ze denken met je mee. Soms zijn het kleine dingen die je net moet weten en dan kun je weer verder.” De keuze betekende ook een bredere stap: naast de software werd ook de IT-omgeving aangepakt, inclusief server en back-ups. Een stevige basis voor verdere groei.
De huidige werkwijze
Met Powerall Connect werkt Treq nu aan een centrale machineadministratie. Voor elke machine wordt een aparte registratie opgebouwd, inclusief onderdelen, historie en bijbehorende documentatie. “De meerwaarde zit echt in die machineadministratie,” legt Frederike uit. “Je kunt alles per machine volgen en op één plek beheren.” Een belangrijk onderdeel is het opbouwen van een eigen database met artikelen en onderdelen. Dat vraagt tijd, zeker gezien de
complexiteit van de machines. “Een machine kan makkelijk uit honderden tot wel duizend onderdelen bestaan,” zegt Pim. “Die moet je allemaal aanmaken en structureren.” Toch ligt daar ook de kracht voor de toekomst: zodra onderdelen eenmaal goed zijn ingericht, kunnen ze steeds opnieuw gebruikt worden en ontstaat er nog meer efficiëntie.
Resultaten en groeiproces
“We zijn nog volop bezig met het inrichten van het systeem,” zegt Pim. “Dat kost nu nog tijd.” Voor Frederike zijn de voordelen al duidelijk merkbaar: “Doordat inkooporders direct gekoppeld zijn, hoef ik facturen alleen nog maar te matchen en te verwerken. Dat scheelt echt veel werk.”
De grootste winst zit op dit moment in structuur en overzicht. Geen losse Excel-bestanden meer, maar één centrale plek waar alles samenkomt. Zoals bij elke implementatie zijn er ook aandachtspunten. “Het is soms zoeken hoe je iets precies moet doen,” zegt Frederike. “Maar je wordt wel gehoord. Er wordt meegedacht en aangepast waar nodig.” Pim benadrukt dat ook: “Het moet uiteindelijk gewoon goed werken. Daar zijn we samen naartoe aan het bouwen.”
Vooruitkijken
Ondanks de implementatiefase kijken Frederike en Pim positief vooruit. Ze zien duidelijk de potentie van een systeem dat volledig aansluit op hun manier van werken. “Het is geen stug programma,” zegt Frederike. “Er kan veel aangepast worden en er is altijd wel iemand die met je meedenkt.” De basis ligt er. Nu is het een kwestie van verder opbouwen, optimaliseren en stap voor stap efficiënter werken. Of, zoals Frederike het samenvat: “Je groeit er gewoon in. Door het te doen, leer je het en dan ga je echt de voordelen zien.”
