Voorraadbeheer
Heb je een onderdelenmagazijn? Dan is er grote kans dat je te maken hebt met veelvoorkomende faalkosten zoals misgrijpen, dubbel bestellen en het niet registreren van afgifte. Hoe voorkom je dat een monteur zonder het juiste onderdeel staat? Dat er onnodig dubbel wordt besteld omdat niemand weet waar iets ligt? Of dat materialen verdwijnen zonder doorbelasting?
Goed voorraadbeheer met een strakke structuur maakt het verschil. Hoe voorkom je faalkosten, wat is daar voor nodig en wat levert het je op?
Alles begint met structuur. Een opgeruimd magazijn voorkomt chaos, maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. In menig magazijn puilen de vakken uit, slingert er rommel in de gangpaden en stapelt alles zich op bovenop de kasten. Vooral in open magazijnen, waar iedereen zomaar binnenloopt, is het een uitdaging om het netjes te houden.
Structuur begint bij opruimen. Haal alles weg wat er niet hoort, ruim incourante onderdelen op en zorg dat gangpaden vrij blijven. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf is het slim om hier iemand verantwoordelijk voor te maken. Maar structuur is meer dan alleen opruimen. Een magazijnlocatieplanhelpt om overzicht te houden. Geef elke kast een letter en elke plank een cijfer en markeer dit met duidelijke stickers. Leg vast waar onderdelen horen te liggen, gegroepeerd per productgroep of fabrikant. Houd daarbij rekening met de looproutes, zodat veelgebruikte onderdelen snel te pakken zijn.
Artikelbeheer
Gebruik je Powerall? Zorg dan dat elk artikel ingevoerd is in het artikelbeheer en houd dit up-to-date. Elk onderdeel krijgt een unieke artikelcode. Maak het nog makkelijker door het schap te voorzien van een duurzaam schaplabel, met barcode of QR. Deze kun je heel simpel maken met een professionele labelprinter (PowerPrint). Zo zie je in één oogopslag wat waar hoort te liggen en is het zoeken voorbij.
Voorraadbeheer
De basis geregeld? De volgende stap: voorraadbeheer. Dit houdt in dat je de ontvangsten en uitgiften van magazijnartikelen goed registreert, zodat je altijd overzicht hebt in de plankvoorraad. Wanneer een monteur een onderdeel boekt op een werkorder, daalt de voorraad automatisch. Omgekeerd, bij de ontvangst van nieuwe onderdelen – de zogenaamde goederenontvangst – stijgt de voorraad weer.
Wil je gaan starten met voorraadbeheer? Dan moet iemand deze extra taken oppakken. Dit betekent in het begin wat meer werk, maar het voordeel is dat je de controle van ontvangstbonnen kunt combineren met het boeken van de ontvangsten. Zo blijft de extra werklast beperkt. Een snelle en foutloze manier om dit te doen is door gebruik te maken van inkooporders. Een inkooporder geeft precies aan wat er besteld is, zodat je alleen maar de ontvangstbon hoeft te controleren en de goederenontvangst snel kunt boeken.
“Goed voorraadbeheer kan faalkosten met 5-10% per jaar verlagen en voorkomt misgrijpen, dubbel bestellen en signaleert onjuiste registratie”
Nog meer slimme automatisering? Dan biedt besteladvies een goede oplossing. Dit systeem vergelijkt de huidige voorraad met de ingestelde minimale en maximale voorraden en adviseert automatisch welke onderdelen je moet bijbestellen. Dit werkt ideaal voor veelgebruikte of servicegevoelige onderdelen, zodat je nooit misgrijpt. De inkooporders worden klaargezet en de magazijnmedewerker kan de bestelling vervolgens definitief maken en naar de leverancier sturen. Via koppelingen met leveranciers gaat dit proces snel en foutloos.
Naast het registreren van ontvangsten en uitgiften is het belangrijk om de voorraad periodiek te controleren, bijvoorbeeld met steekproeven. Zo voorkom je dat onderdelen uit het magazijn worden gehaald zonder dat ze op een order worden geboekt. Het bespreken van zulke voorbeelden met medewerkers leidt vrijwel altijd tot betere en nauwkeurigere registratie. Is een voorraadcorrectie toch nodig? Dat kan handmatig in Powerall, maar ook eenvoudig met de barcodescanner. Deze scanner maakt het bovendien mogelijk om onderdelen zonder typewerk direct op een order te zetten.
Wat levert goed voorraadbeheer op?
Goed voorraadbeheer kan, als het correct wordt toegepast, leiden tot een aanzienlijke vermindering van faalkosten in je magazijn. Door het bestelproces te automatiseren en Min/Max-waarden per artikel in te stellen, voorkom je ‘misgrijpen’. Dubbel bestellen wordt geminimaliseerd doordat je altijd zicht hebt op de locatie en het aantal artikelen op de plank. Bovendien wordt de afgifte op orders geborgd via de koppeling met inkooporders, en slechte registratie wordt snel gesignaleerd door periodieke voorraadcontroles.
Deze werkzaamheden kosten wel tijd, vooral bij de voorbereidingen zoals artikelbeheer, labelen en inventariseren. Dit roept vaak de vraag op: zijn de kosten niet hoger dan de baten? Dit verschilt per bedrijf en hangt af van factoren zoals de totale voorraadwaarde, omloopsnelheid, levertijden en het belang van de voorraad voor de bedrijfsactiviteiten. Gemiddeld genomen bedragen faalkosten 5-10% van de gemiddelde voorraadwaarde per jaar. Bij een voorraadwaarde van €200K kan dit oplopen tot tussen de 10-20 duizend euro. Door 1 à 2 uur per dag te besteden aan magazijnwerkzaamheden, verdien je deze kosten al snel terug.
